Hoe Rookoo je eventlocatie slim beheert en conversie verhoogt?
Meer én betere eventaanvragen
Wat geeft je als venue manager een beter gevoel dan veel eventaanvragen binnenkrijgen?
Veel eventaanvragen die al alle nodige context vermelden.
Je AI-sidekick is niet alleen 24/7 beschikbaar, maar vraagt ook door naar de relevante details die iemand niet initieel meestuurt. Pas wanneer de aanvraag volledig is, ontvang jij ‘m. Geen momentum verloren door eerst over en weer te mailen.
En wees gerust, we zorgen ervoor dat je sidekick klinkt als een van je collega’s.
Dagelijkse workload verminderen
Ook achter de schermen krijg je hulp. Je digitale collega controleert beschikbaarheid, boekt events in met de nodige buffertijd voor opbouw/afbraak en voorkomt dubbele reservaties.
Naast kalenderbeheer:
De status van eventaanvragen in de gaten houden
Jou reminders sturen om met de juiste personen op te volgen
Je CRM- en boekingssoftware automatisch aanvullen (ja, Rookoo integreert met je vertrouwde tools)
Meer tijd voor jou om relevante communicatie met klanten te onderhouden.
Onze missie is om impact te creëren en ondernemers samen te brengen. Elk uur dat we besteden aan repetitieve vragen is een uur dat we verliezen voor ons echte doel.
Amber Dobbelaere
•
Events & operations Wintercircus
Inbox managen
Alle communicatie verschijnt in 1 overzichtelijke inbox, waar heel het team ziet wat er speelt en wie verder opvolgt. Zo hoef je aan het begin van je werkdag geen 5 verschillende kanalen (e-mail, Instagram, WhatsApp, sms…) te checken voor je up-to-date bent.
Nog meer tijd besparen? Laat je sidekick op repetitieve vragen antwoorden. Als je voor het versturen eerst een check wilt doen, kun je het houden op concepten laten klaarzetten. Waar jij je comfortabel bij voelt.
Eventorganisatie stroomlijnen
Het overzicht houden ligt ook aan de basis van een vlotte eventdag. Je AI-sidekick maakt een draaiboek op basis van elk gesprek, logistiek detail en kalenderboeking voor een evenement.
Dat stappenplan wordt automatisch gedeeld met de juiste partners. AV-team, cateraar… jij bepaalt wie wat te zien krijgt.
Rookoo helpt je met venue management van a tot z. Dat betekent ook: na afloop van een event inchecken met de klant en aftercare doen. Je sidekick stuurt feedbackformulieren uit en verwerkt die input tot inzichten waar jij als venue manager meteen mee aan de slag kan.
Deze eventlocaties kozen al voor efficiëntere venue management
