Deze eventlocaties kozen al voor efficiëntere venue management
Elk evenement krijgt zijn eigen werkruimte
De aanvraag, het gesprek, de boekingen, de documenten, de tijdlijn. Alles is met elkaar verbonden. Uw team ziet het volledige plaatje van de eerste aanvraag tot de uiteindelijke afronding, zonder te hoeven schakelen tussen tools of achter updates aan te jagen.
Eén werkruimte per evenement, alles gekoppeld
Duidelijke fasen van aanvraag tot gearchiveerd
Toewijzing van middelen met data, buffers en statussen
Deelbare evenementenpagina's voor uw klanten
Eén werkruimte per evenement
Er komt een huwelijksaanvraag binnen. In de daaropvolgende zes weken zijn er e-mails, een WhatsApp-gesprek, twee telefoontjes, een herziene offerte, een wijziging in de catering en een bevestigd grondplan. In de meeste locaties belandt die informatie op vijf verschillende plaatsen. In Rookoo leeft dit allemaal in één werkruimte voor het evenement. Elk evenement doorloopt duidelijke fasen: concept, aanvraag, bevestigd, voltooid, gearchiveerd. Uw team weet altijd waar de zaken voorstaan zonder overal te moeten rondvragen.
Elk detail traceerbaar
Het oorspronkelijke gesprek is rechtstreeks aan het evenement gekoppeld, zodat elke vraag, voorkeur en afspraak traceerbaar is. De toewijzing van middelen regelt de details: welke ruimte, welke cateraar, welke AV-opstelling, hoe laat, met bufferperiodes voor opbouw en afbraak. Voorlopig of bevestigd, het is allemaal zichtbaar op de tijdlijn. U kunt ook aangepaste gegevens bijhouden. Dieetwensen, parkeerregelingen, decoratievoorkeuren. Wat er ook belangrijk is voor uw locatie.
Systeembreed verbonden
Wilt u evenementdetails delen met de klant? Een beveiligde link geeft hen direct toegang, in plaats van PDF's heen en weer te sturen. En omdat de werkruimte van het evenement verbonden is met uw inbox, agenda en AI-agent, wordt elke update over het hele systeem gesynchroniseerd. Wijzig een boekingsdatum en de agenda geeft dit weer. Bevestig een evenement en de toewijzingen worden bijgewerkt. Niemand hoeft eraan te denken om het aan iemand anders te vertellen.