Venue management van A tot Z
Software die je eventlocatie van A tot Z beheert
Venue management van A tot Z
Software die je eventlocatie van A tot Z beheert
Venue management van A tot Z
Software die je eventlocatie van A tot Z beheert
Als jij je niet moet bezighouden met de saaie details van locatiebeheer, krijg je meer tijd om aanvragen om te zetten tot boekingen
Converting inquiries, communicating effectively with customers, and organizing great events with them.
That’s where our venue management software comes in. Not just another tool to keep track of, but a comprehensive platform that takes over tasks behind the scenes.
Hoe?
We trainen een AI-agent met de relevante informatie over jouw locatie. Een sidekick op maat van de manier waarop jij evenementen organiseert, zodat je bij elke stap hulp krijgt.
Bekijk hoe het uw werklast van A tot Z kan verlichten.
24/7 beschikbaarheid
One inbox to rule them all
Slimme kalender
Klantenbeheer
Event management
Flexibele floor plans
Draaiboek voor events
Aftercare
Integraties om dubbel werk te vermijden
Rapportering en inzichten
Veiligheid
Hoe?
We trainen een AI-agent met de relevante informatie over jouw locatie. Een sidekick op maat van de manier waarop jij evenementen organiseert, zodat je bij elke stap hulp krijgt.
Bekijk hoe het uw werklast van A tot Z kan verlichten.
24/7 beschikbaarheid
One inbox to rule them all
Slimme kalender
Klantenbeheer
Slimme kalender
Flexibele floor plans
Draaiboek voor events
Klantenbeheer
Slimme kalender
Rapportering en inzichten
Veiligheid
Klantenbeheer
Wat kan onze venue software management doen voor jou?
24/7 beschikbaarheid
Ben je op zoek naar een work-life balance? We juichen het maar al te graag toe. En met onze venue management software laat je er geen klanten mee liggen. Die staat gewoon dag en nacht paraat om eventaanvragen te behandelen.
Een klant stuurt om 23u nog een bericht over een bedrijfsdiner voor 80 personen? Als een ware collega checkt je digitale sidekick de beschikbaarheid in je kalender en vraagt naar bijkomende info om de lead te kwalificeren.
Jij slaapt lekker door en ’s ochtends ligt er een volledige aanvraag met de nodige context klaar, waar je direct mee aan de slag kunt.
Werkt via e-mail, chat, WhatsApp, Instagram en sms (en achter de schermen)
Kent jouw bedrijfsregels, dus klinkt als een van de collega’s
Beheert je eventkalender én -draaiboek
Vult automatisch je CRM- en boekingssoftware aan
24/7 beschikbaarheid
Ben je op zoek naar een work-life balance? We juichen het maar al te graag toe. En met onze venue management software laat je er geen klanten mee liggen. Die staat gewoon dag en nacht paraat om eventaanvragen te behandelen.
Een klant stuurt om 23u nog een bericht over een bedrijfsdiner voor 80 personen? Als een ware collega checkt je digitale sidekick de beschikbaarheid in je kalender en vraagt naar bijkomende info om de lead te kwalificeren.
Jij slaapt lekker door en ’s ochtends ligt er een volledige aanvraag met de nodige context klaar, waar je direct mee aan de slag kunt.
Werkt via e-mail, chat, WhatsApp, Instagram en sms (en achter de schermen)
Kent jouw bedrijfsregels, dus klinkt als een van de collega’s
Beheert je eventkalender én -draaiboek
Vult automatisch je CRM- en boekingssoftware aan
Rookoo's head of customer success, Thomas, always made us feel like a priority. From the get-go, he was proactive and had our best interests at heart, like he was one of our colleagues. Rookoo definitely lives up to what they promise.
Dan Marshall
•
Product Owner Clays
Peggy, our AI bot, already made a real impact. She's handling a huge volume of customer conversations for us, taking pressure off the team, improving response times and making everything much more efficient.
Kimberleigh Lloyd
•
Revenue Director Clays
Our mission is to create impact and bring entrepreneurs together. Every hour spent on repetitive questions is an hour lost to our real goal.
Amber Dobbelaere
•
Events & Operations Wintercircus
Lisa, our event sidekick, supports the sales team in taking event orders, answering client questions 24/7, and making the booking process fast and seamless. Our conversion has increased significantly.
Pieter Vanermen
•
CEO Spin
Ik voel weer mentale ruimte. En dat is goud waard. Mentale ruimte om vooruit te denken en te creëren. En ja, de afgelopen weken ook om op vakantie te zijn. Ik las begot een boek.
Christophe Roosen
•
Co-Founder Trenara
One inbox to rule them all
Je krijgt waarschijnlijk berichten binnen op minstens 5 plekken: e-mail, sms, WhatsApp, Instagram, misschien een gedeelde mailbox.
Je sidekick brengt berichten van elk kanaal samen in 1 inbox, waar heel het team kan zien wat er speelt en wie het verder opvolgt.
Automatische toewijzing met duidelijk eigenaarschap
Volledige gesprekshistoriek in één oogopslag
Beheert je eventkalender én -draaiboek
SLA-tracking en klanttevredenheidsenquêtes ingebouwd
One inbox to rule them all
Je krijgt waarschijnlijk berichten binnen op minstens 5 plekken: e-mail, sms, WhatsApp, Instagram, misschien een gedeelde mailbox.
Je sidekick brengt berichten van elk kanaal samen in 1 inbox, waar heel het team kan zien wat er speelt en wie het verder opvolgt.
Automatische toewijzing met duidelijk eigenaarschap
Volledige gesprekshistoriek in één oogopslag
Beheert je eventkalender én -draaiboek
SLA-tracking en klanttevredenheidsenquêtes ingebouwd
Slimme kalender
1 kalender, waar jij én je sidekick in werken. Wanneer een klant aan je digitale collega vraagt of je locatie nog vrij is op zaterdag de 14e, krijgt die binnen een paar seconden een echt antwoord.
Frustrerende reacties als “ik check het even en kom erop terug”? Da’s verleden tijd.
Checkt beschikbaarheid in real time
Voorkomt dubbele boekingen automatisch
Synchroniseert met Google Calendar en Outlook
Boekt buffertijden in voor opbouw en afbraak
Toont de status van elke aanvraag in een kanban-bord
Slimme kalender
1 kalender, waar jij én je sidekick in werken. Wanneer een klant aan je digitale collega vraagt of je locatie nog vrij is op zaterdag de 14e, krijgt die binnen een paar seconden een echt antwoord.
Frustrerende reacties als “ik check het even en kom erop terug”? Da’s verleden tijd.
Checkt beschikbaarheid in real time
Voorkomt dubbele boekingen automatisch
Synchroniseert met Google Calendar en Outlook
Boekt buffertijden in voor opbouw en afbraak
Synchroniseert met Google Calendar en Outlook
Synchroniseert met Google Calendar en Outlook
Klantenbeheer
Voor een duidelijk zicht op je klantenrelaties krijg je een dossier van elke klant:
Bovendien kan je AI-sidekick op basis van die dossiers campagnes opstellen om je bestaande klantenbestand te activeren met proactieve berichten via sms, WhatsApp of chat.
Alle gesprekken (met je digitale collega of het team zelf) via verschillende kanalen
De events die aan die klant gekoppeld zijn
Gestuurde offertes en facturen
Klantenbeheer
Voor een duidelijk zicht op je klantenrelaties krijg je een dossier van elke klant:
Bovendien kan je AI-sidekick op basis van die dossiers campagnes opstellen om je bestaande klantenbestand te activeren met proactieve berichten via sms, WhatsApp of chat.
Alle gesprekken (met je digitale collega of het team zelf) via verschillende kanalen
De events die aan die klant gekoppeld zijn
Gestuurde offertes en facturen
Eventbeheer
Je sidekick verzamelt alle info rond eenzelfde event in een aparte werkruimte: de aanvraag, het gesprek, de boekingen, de documenten, info over zalen en capaciteit, de tijdlijn… Alles is aan elkaar gekoppeld. En aangepast aan jouw manier van werken: wat werkt voor jou, werkt voor ons.
Zo zie je altijd het volledige plaatje van eerste contact tot afronding, zonder te wisselen tussen tools of updates achterna te zitten. En zo krijgt elk evenement een eigen event hub. Heerlijk overzichtelijk.
Opgedeeld in fases, van aanvraag tot archief
Met slimme templates die offertes en eventplanning makkelijker maken
Toegankelijk voor de klant, jou als venue manager én derde partijen zoals catering en geluid
Eventbeheer
Je sidekick verzamelt alle info rond eenzelfde event in een aparte werkruimte: de aanvraag, het gesprek, de boekingen, de documenten, info over zalen en capaciteit, de tijdlijn… Alles is aan elkaar gekoppeld. En aangepast aan jouw manier van werken: wat werkt voor jou, werkt voor ons.
Zo zie je altijd het volledige plaatje van eerste contact tot afronding, zonder te wisselen tussen tools of updates achterna te zitten. En zo krijgt elk evenement een eigen event hub. Heerlijk overzichtelijk.
Opgedeeld in fases, van aanvraag tot archief
Met slimme templates die offertes en eventplanning makkelijker maken
Toegankelijk voor de klant, jou als venue manager én derde partijen zoals catering en geluid
Flexibele floor plans
Wil je (potentiële) klanten tonen hoe veelzijdig je locatie is? In je Rookoo-platform kun je grondplannen tekenen en aanpassen op basis van een eventaanvraag. Geen andere tools meer nodig.
De klant ziet meteen hoe de ruimte ingedeeld wordt óf kan zelf een zaalopstelling tekenen om naar jou te communiceren.
Interactieve ontwerpfunctie met simpele “drag and drop” van tafels, stoelen en accessoires
Deel van het volledige eventoverzicht met reservatie, gastenlijst en tijdlijn
Stuur een rechtstreekse link met klanten of collega’s, je hoeft niks apart te downloaden
Flexibele floor plans
Wil je (potentiële) klanten tonen hoe veelzijdig je locatie is? In je Rookoo-platform kun je grondplannen tekenen en aanpassen op basis van een eventaanvraag. Geen andere tools meer nodig.
De klant ziet meteen hoe de ruimte ingedeeld wordt óf kan zelf een zaalopstelling tekenen om naar jou te communiceren.
Interactieve ontwerpfunctie met simpele “drag and drop” van tafels, stoelen en accessoires
Deel van het volledige eventoverzicht met reservatie, gastenlijst en tijdlijn
Stuur een rechtstreekse link met klanten of collega’s, je hoeft niks apart te downloaden
Draaiboek voor events
Scrollen door WhatsApp op zoek naar de dieetvereisten? Je mails doorpluizen voor de AV-afspraken?
Nee bedankt. Je sidekick maakt gewoon een volledig stappenplan op basis van elk gesprek, logistiek detail en kalenderboeking voor een event.
Net als de event hub kan je het draaiboek delen met partners, zodat zij ook automatisch op de hoogte blijven. Jij bepaalt wie wat te zien krijgt.
Je bent dus altijd voorbereid voor de dag van het evenement. En de voorbereiding hoeft dus niet meer alleen in jouw hoofd te leven.
Wijst duidelijke verantwoordelijkheden en timing toe
Toont live de vooruitgang terwijl je team de stappen uitvoert
Markeert het verschil tussen verplichte en optionele stappen
Draaiboek voor events
Scrollen door WhatsApp op zoek naar de dieetvereisten? Je mails doorpluizen voor de AV-afspraken?
Nee bedankt. Je sidekick maakt gewoon een volledig stappenplan op basis van elk gesprek, logistiek detail en kalenderboeking voor een event.
Net als de event hub kan je het draaiboek delen met partners, zodat zij ook automatisch op de hoogte blijven. Jij bepaalt wie wat te zien krijgt.
Je bent dus altijd voorbereid voor de dag van het evenement. En de voorbereiding hoeft dus niet meer alleen in jouw hoofd te leven.
Wijst duidelijke verantwoordelijkheden en timing toe
Toont live de vooruitgang terwijl je team de stappen uitvoert
Markeert het verschil tussen verplichte en optionele stappen
Aftercare
Ook na het event kun je op je sidekick rekenen om de nodige opvolging te doen
Zo bezorg je je klanten zelfs na het evenement een topervaring.
Stuurt feedbackformulieren uit
Formuleert antwoorden op klantenfeedback zodat jij gemakkelijker kan reageren op reviews
Verwerkt feedback tot inzichten voor de toekomst
Beheert een database van verloren voorwerpen zodat bezoekers snel te weten komen of hun vergeten item gevonden is
Aftercare
Ook na het event kun je op je sidekick rekenen om de nodige opvolging te doen
Zo bezorg je je klanten zelfs na het evenement een topervaring.
Stuurt feedbackformulieren uit
Formuleert antwoorden op klantenfeedback zodat jij gemakkelijker kan reageren op reviews
Verwerkt feedback tot inzichten voor de toekomst
Beheert een database van verloren voorwerpen zodat bezoekers snel te weten komen of hun vergeten item gevonden is
Integraties om dubbel werk te vermijden
Je sidekick werkt ook met de CRM- en boekingstools die je al gebruikt. Data uit het AI-gestuurde platform van Rookoo stroomt automatisch door naar je andere systemen.
Consistentie, altijd en overal. Niks voor een 2e keer bijwerken, geen handmatige exports – laat staan dat je nog zelf spreadsheets moet invullen. Rookoo en dubbel werk gaan niet samen.
Zo bezorg je je klanten zelfs na het evenement een topervaring.
We handelen 24/7 boekingen af en zetten ze voor je klaar in Tripleseat.
Integreer Rookoo met Hubspot om je bedrijfsactiviteiten te stroomlijnen en klantengegevens effectief te beheren.
Door de integratie met Odoo kunnen we je bedrijfsprocessen stroomlijnen en klantengegevens effectief beheren.
Integreer Rookoo naadloos met Yesplan om je eventplanning en resourcebeheer te optimaliseren.
Verbind Rookoo met Teamleader om projecten te beheren, tijd bij te houden en facturatie te stroomlijnen.
Via de integratie met tussen Roller en Rookoo kunnen we je gasten bedienen en je bedrijfsactiviteiten beheren.
Integraties om dubbel werk te vermijden
Je sidekick werkt ook met de CRM- en boekingstools die je al gebruikt. Data uit het AI-gestuurde platform van Rookoo stroomt automatisch door naar je andere systemen.
Consistentie, altijd en overal. Niks voor een 2e keer bijwerken, geen handmatige exports – laat staan dat je nog zelf spreadsheets moet invullen. Rookoo en dubbel werk gaan niet samen.
Zo bezorg je je klanten zelfs na het evenement een topervaring.
We handelen 24/7 boekingen af en zetten ze voor je klaar in Tripleseat.
Integreer Rookoo met Hubspot om je bedrijfsactiviteiten te stroomlijnen en klantengegevens effectief te beheren.
Door de integratie met Odoo kunnen we je bedrijfsprocessen stroomlijnen en klantengegevens effectief beheren.
Integreer Rookoo naadloos met Yesplan om je eventplanning en resourcebeheer te optimaliseren.
Door de integratie met Odoo kunnen we je bedrijfsprocessen stroomlijnen en klantengegevens effectief beheren.
Via de integratie met tussen Roller en Rookoo kunnen we je gasten bedienen en je bedrijfsactiviteiten beheren.
Door de integratie met Odoo kunnen we je bedrijfsprocessen stroomlijnen en klantengegevens effectief beheren.
Check Item Text
Rapportering en inzichten
Welke kanalen leveren de meeste aanvragen op? Hoe snel reageert je team? Waar haken leads af?
Je sidekick bundelt data uit elk gesprek, elke boeking en elk event ter analyse.
Naast die kwalitatieve en kwantitatieve analyse krijg je ook nog eens concrete actiepunten. Weg met giswerk, klaar voor gerichte verbetering.
Inzicht in vraagpatronen, eventtype per periode, type bedrijven…
Reactietijden, oplossingsratio’s en SLA-tracking
Team- en AI-prestaties naast elkaar
CSV-export voor bespreking door het team
Rapportering en inzichten
Welke kanalen leveren de meeste aanvragen op? Hoe snel reageert je team? Waar haken leads af?
Je sidekick bundelt data uit elk gesprek, elke boeking en elk event ter analyse.
Naast die kwalitatieve en kwantitatieve analyse krijg je ook nog eens concrete actiepunten. Weg met giswerk, klaar voor gerichte verbetering.
Inzicht in vraagpatronen, eventtype per periode, type bedrijven…
Reactietijden, oplossingsratio’s en SLA-tracking
Team- en AI-prestaties naast elkaar
CSV-export voor bespreking door het team
Veiligheid
Onze samenwerkingen vertrekken vanuit vertrouwen. We doen er dus alles aan om het platform waarin je sidekick werkt optimaal en veilig te laten draaien.
Je data blijft in de EU
We doen regelmatig penetratietests en kwetsbaarheidsscans
Gegevensverwerkingsovereenkomsten met elke klant: we zijn GDPR-compliant omdat we dat willen, niet omdat het moet
Enterprise-grade beveiligingsstandaarden
Veiligheid
Onze samenwerkingen vertrekken vanuit vertrouwen. We doen er dus alles aan om het platform waarin je sidekick werkt optimaal en veilig te laten draaien.
Je data blijft in de EU
We doen regelmatig penetratietests en kwetsbaarheidsscans
Gegevensverwerkingsovereenkomsten met elke klant: we zijn GDPR-compliant omdat we dat willen, niet omdat het moet
Enterprise-grade beveiligingsstandaarden
Benieuwd hoe onze venue management software werkt in de praktijk?
Meer op onze blog
How Tour & Taxis and Brussels Special Venues unlocked Agent-to-Agent conversations
Customer Story
Door
Thomas Martens
Rookoo x Event Mosaic: Making Event Discovery more conversational
Customer Story
Door
Thomas Martens
Rookoo x Clays Bar: Turning conversations into bookings 🔫
Customer Story
Door
Thomas Martens
What is an AI-ready venue? (and why most aren’t)
Best Practices & Learnings
Door
Thomas Martens
AI for event venues: Why your enquiry process decides if you’re considered 👀
Best Practices & Learnings
Door
Thomas Martens
How Venues can Leverage AI to Transform Event Operations
Best Practices & Learnings
Door
Thomas Martens
How Tour & Taxis and Brussels Special Venues unlocked Agent-to-Agent conversations
Customer Story
Door
Thomas Martens
What is an AI-ready venue? (and why most aren’t)
Best Practices & Learnings
Door
Thomas Martens
Rookoo x Event Mosaic: Making Event Discovery more conversational
Customer Story
Door
Thomas Martens
AI for event venues: Why your enquiry process decides if you’re considered 👀
Best Practices & Learnings
Door
Thomas Martens
Rookoo x Clays Bar: Turning conversations into bookings 🔫
Customer Story
Door
Thomas Martens
How Venues can Leverage AI to Transform Event Operations
Best Practices & Learnings
Door
Thomas Martens