Er komt al zoveel kijken bij het runnen van een hotel.
geen wonder dat je eventruimte geen topprioriteit is.
Maar wat als je er niet zoveel moeite in moest steken? Als je een sidekick had die je achter de schermen helpt met elke stap van de organisatie van een event – van intake over planning tot aftercare. Da’s exact de rol die onze venue management software opneemt.
Hoe Rookoo je eventlocatie slim beheert en conversie verhoogt?
Komt je dit bekend voor?
Het administratieve werk dat de week van het team van een culturele locatie opslokt, en hoe Rookoo het van je overneemt.
Theater Elckerlyc 🇧🇪
Op zoek naar een bijzondere locatie voor een vergadering, zakelijk of privé-evenement? Bij Hotel T is er ruimte in overvloed voor al uw ideeën.
Quartier Papier 🇧🇪
De combinatie van professionele service, culinaire arrangementen en een inspirerende omgeving maakt Van der Valk Hotel de perfecte locatie voor succesvolle vergaderingen en evenementen.
Deze eventlocaties kozen al voor efficiëntere venue management
Eventaanvragen die zichzelf afhandelen
Of toch zo goed als. Eerst trainen we een AI-agent tot de sidekick die de eventlocatie van je hotel vanbinnen en vanbuiten kent. Die is 24/7 beschikbaar om elke aanvraag te kwalificeren. Als er relevante details missen, vraagt die er meteen op door. Jij krijgt dus enkel aanvragen toegestuurd die klaar zijn om goedgekeurd te worden.
Makkelijkere eventplanning
Ook met de logistieke details krijg je hulp.
Je AI-assistent beheert de agenda:
Beschikbaarheid controleren
Dubbele reservaties voorkomen
Events inboeken met de nodige buffertijd voor opbouw/afbraak
Je krijgt ook een overzicht met de status van verschillende eventaanvragen en bij een goedgekeurde reservatie wordt je boekingssoftware automatisch aangevuld (ja, Rookoo integreert met je vertrouwde tools).
Eventdag stroomlijnen
Venue management van a tot z, dus ook op de dag van het evenement zelf.
Je AI-agent baseert zich op aanvraagdetails en verdere gesprekken om een volledig stappenplan te maken voor event day.
Dat draaiboek wordt automatisch gedeeld met de juiste partners. AV-team, cateraar… jij bepaalt wie wat te zien krijgt.
En de aftercare niet vergeten natuurlijk. Je sidekick stuurt feedbackformulieren uit en verwerkt die input tot inzichten waar jij mee aan de slag kunt voor het volgende event in je hotel.