Venue management suite - UK competitive socialising
•
Komt je dit bekend voor?
Het administratieve werk dat de week van een eatertainmentteam opslokt, en hoe Rookoo het van je overneemt.
Deze eventlocaties kozen al voor efficiëntere venue management
Niet één stap, maar het volledige proces
Van de aanvraag om 22:40 uur tot de achtergelaten jas
De meeste locaties doorlopen deze vijf fasen met vier of vijf verschillende tools, een spreadsheet en een WhatsApp-groep. Rookoo doet ze alle vijf.
01
De aanvraag
Webchat, e-mail, WhatsApp, Instagram of sms. De digitale collega verzamelt het type evenement, het aantal gasten, de data, catering en budget, en weet wat hij mag offreren.
02
Het plan
Elke boekbare ruimte in één kalender, met buffers voor opbouw en afbraak. Ruimtes die gecombineerd, gesplitst of van elkaar afhankelijk zijn, gedragen zich ook zo in het systeem.
03
De boeking
Prijzenregels voor gastenaantallen, seizoensgebondenheid en weekends. Een organisatorportaal om het programma te bekijken, de offerte te controleren, upgrades te kiezen en te accepteren.
04
De dag van het evenement
Een draaiboek met verantwoordelijken, timings en live opvolging. Grondplannen via drag-and-drop, gedeeld met een link. Dieetwensen en AV-vereisten blijven gekoppeld aan het plan.
05
Na het evenement
Feedback waar het team mee aan de slag kan. Het aantal aanvragen, eerste reactietijden en oplossingspercentages per ruimte, of verspreid over achttien locaties.
Waar de digitale collega zit
Wat dit uit jouw handen neemt
Als geen van deze klinkt als jouw locatie, heb je ons waarschijnlijk niet nodig.
22:40
Aanvragen na sluitingstijd
Je team ziet het om 10:00 uur. Tegen die tijd heeft de organisator al drie andere locaties gecontacteerd.
*-final.pdf
Drie "finale" bijlagen
En een opvolgmail met de vraag welke versie dat was. Ons portaal vervangt de hele thread.
17:00
Kennis die om vijf uur naar huis gaat
Binnenin de suite
Gebouwd voor locaties waar het evenement het product is
Event workspaces
Het gesprek, de details van het evenement, documenten en de tijdlijn blijven samen op één plek, van concept tot bevestiging en archief. Niemand begint de maandag met de vraag aan de organisator om de vrijdag te herhalen.
Portaal & grondplannen
Je organisator bekijkt het programma, controleert de gedetailleerde offerte, kiest upgrades en accepteert alles in een portaal, niet in een inbox. Plattegronden worden via 'drag-and-drop' geregeld en gedeeld via een link.
Rapportage die beide dekt
Aantallen aanvragen, eerste reactietijden, oplossingspercentages en prestaties ten opzichte van servicedoelen, voor jouw team en voor de digitale collega, per ruimte of verspreid over achttien locaties.
Over de digitale collega, aangezien iedereen het vraagt
Peggy bij Clays. Lisa bij SPIN. Op die van jou staat jouw naam.
Het werkt omdat het deel uitmaakt van de suite. Het heeft toegang tot de kalender, de pakketten en het draaiboek. Het volgt uw regels over wat het mag offreren, wanneer er een medewerker moet worden ingeschakeld, en draagt de taak over met de volledige conversatie in bijlage.
01
Enkel concepten
02
Offertes binnen jouw regels
03
Reserveert ruimte
Draait op zichzelf, of met uw bestaande software
Op zichzelf, of bovenop de systemen die je al gebruikt
Twee mogelijke manieren. Een locatie met een systeem dat werkt heeft geen migratieproject nodig, maar moet de vragen beantwoord krijgen. Een locatie die vijf afzonderlijke tools gebruikt, wil meestal het hele pakket. Beide situaties zijn normaal.
Het volledige pakket
Rookoo als uw ene systeem
Aanvragen tot nazorg op één plek. We doorlopen de migratie samen met u: inventarisatie, training over uw pakketten en ruimtes, een pilootproject met uitsluitend concepten, en vervolgens de overdracht.
De laag
Rookoo bovenop je bestaande systemen
Behoud wat werkt. Rookoo antwoordt, kwalificeert, en schrijft vervolgens door naar de systemen waar u al op vertrouwt.